Nếu bạn đang cần lưu trữ tài liệu giấy trên 50 năm hoặc những tài liệu được coi là đặc biệt quý thì bạn nên biết một số quy tắc bảo quản sau đây để giúp tài liệu giấy không bị hủy hoại, tiết kiệm dược thời gian và chi phí.

Cách lưu trữ và bảo quản tài liệu giấy lên đến 50 năm

Giữ tài liệu trong một phòng có không khí không bị dao động lớn trong ngày hoặc theo mùa. Gác mái và tầng hầm cũng không phải là nơi tốt để bảo quản tài liệu vì đây là nơi trú ngụ cho côn trùng và loài gặm nhấm, tạo điều kiện cho nấm và mốc phát triển. Cần để sách xa tường và các đường ống nước vì dễ bị rò rỉ gây ẩm mốc tài liệu giấy.

Cần cất giữ tài liệu giấy trong những hộp có chất lượng hoặc là đã được khử acid (free – acid) hoặc là giấy và bìa đã khử acid (free-acid). Chỗ đặt hộp phải xa ánh sáng trực tiếp, nhiệt (bộ tỏa nhiệt), hoặc là cây cối do côn trùng có thể ẩn nấp. Nhiệt độ và độ ẩm lý tưởng đối với tài liệu lưu trữ giấy và giấy da không được vượt quá 13-15 độ C/độ ẩm 55-60%, đối với ảnh phải dưới 20 độ C/độ ẩm 30-40%.

Cần cất giữ tài liệu giấy trong những hộp có chất lượng hoặc là đã được khử acid (free – acid) hoặc là giấy và bìa đã khử acid (free-acid).

Cần cất giữ tài liệu giấy trong những hộp có chất lượng hoặc là đã được khử acid (free – acid) hoặc là giấy và bìa đã khử acid (free-acid).

Tài liệu giấy phải được giữ tại nơi thoáng khí để hạn chế nấm mốc phát triển. Ngoài ra có thể đặt thêm gói hút ẩm hoặc bẫy côn trùng vào nơi đựng tài liệu để làm giảm độ ẩm. Tuy nhiên, không khí quá khô cũng có thể ảnh hưởng tới chất lượng của giấy và là nguyên nhân khiến tài liệu bị giòn và ố. Vì thế nên tránh để gần nơi có ánh sáng trực tiếp hoặc nguồn tỏa nhiệt độ cao.

Ánh sáng ban ngày có chứa tia cực tím mạnh nhất, đây có thể là nguyên nhân khiến giấy bị mờ, ố và giòn. Mức ánh sáng thích hợp cho tài liệu trưng bày là 50 lux, mức sáng này tương đối mờ. Ánh sáng đèn điện có thể được chấp nhận với điều kiện có màn che.

Bản đồ, sơ đồ và các tài liệu lưu trữ khổ lớn khác, lý tưởng nhất là cần giữ trong mặt bằng có độ phẳng, nhưng cũng có thể cuộn bỏ ống và bảo vệ ống bằng một lớp vải.

Ngoài tài liệu giấy, bạn có thể đặt các bức ảnh trong ống đựng ảnh. Các album ảnh nên được chèn bằng các tấm giấy bạc an toàn (silversafe) giữa các tấm ảnh mặc dù giấy bóng kính (glassine paper) được coi là thích hợp. Phim âm bản nên được bọc cẩn thận bằng giấy bạc an toàn hoặc phong bì.

 

Nhiệt độ và độ ẩm lý tưởng cho tài liệu lưu trữ là 13-18 độ C/độ ẩm 55-65%

Nhiệt độ và độ ẩm lý tưởng cho bảo quản ảnh là dưới 20 độ C/ độ ẩm 30-40%