Khổ giấy trong bộ Office (đến phiên bản 2003, còn 2007) thường không có cơ chế đồng bộ kích cỡ giấy đối với các máy in mà nó sử dụng.

Không những chỉ áp dụng cho Word, Excel mà cỡ giấy trong máy in còn ảnh hưởng đến các phần mềm khác có liên quan đến in ấn. Người dùng văn phòng cũng có thể gặp phải trường hợp sai lệch khi xuất bản với phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, lập dự toán… sau khi in.

Những điều kiện để có bản in đúng chuẩn

Máy in phải được vận hành với đúng khổ giấy in phù hợp với nó. Việc này giúp tránh hiện tượng phun mực vào ống cuộn (đối in phun), in tràn lề gây giảm chất lượng bản in (đối với in laser) hoặc đâm vào các phần không có giấy (với in kim)… Nếu thiết lập khổ giấy in sai thì độ bền của thiết bị in sẽ bị giảm sút và tăng chi phí bảo trì máy in.

Tiêu chuẩn quốc tế (ISO)

Tiêu chuẩn quốc tế (ISO)

Hướng dẫn cách điều chỉnh lại khổ giấy in

Không khó để tiếp cận phần máy in từ máy tính hoặc thông qua sự chia sẻ máy in (hoặc print server) ở Windows XP (hoặc các phiên bản Windows khác trước đó). Thực hiện chọn mục Start > Settings > Printers and Faxers > Mã máy in cần điều chỉnh.

Với nhiều mã máy in khác nhau, bạn có thể thế máy in mặc định được phân biệt bằng một dấu hình chữ V trong vòng đen. Dù bạn đang sử dụng loại máy in nào thì có thể xem hướng dẫn về cách thiết lập đối với máy in chúng tôi hướng dẫn, dù cho các thương hiệu có khác nhau chút nhưng bạn có thể tự điều chỉnh được.

Ở máy in HP Lj 1200, khi mở danh mục Printers and Faxers, sẽ xuất hiện một cửa sổ chứa trạng thái in của máy. Sau đó chọn mục Printer > Click vào phần “Printing Preferences…” để mở ra trang về các chi tiết thiết lập. Tiếp tục click vào nút “Advanced…” và chọn “HP Laser Jet 1200 Series PLC Advanced Document Setting”.

Ở đây bạn dễ dàng nhìn ra trong mục Paper/Output, phần Page Size đang được đặt cỡ giấy in là Letter. Hãy tiến hành chọn lại khổ A4 trong menu thả xuống. Click OK vài lần (cho đến khi đóng hết các cửa sổ) để thiết đặt có hiệu lực.

Như vậy, máy in đã đồng bộ được khổ giấy in A4 với thiết đặt do phần mềm Microsoft Word đã được bạn thiết đặt.