Khái niệm “văn phòng không giấy” đang được khuyến khích thực hiện không chỉ ở Mỹ, Nhật mà là hầu hết các văn phòng trên thế giới vì ý nghĩa thiết thực của nó. Đó là những lợi ích gì hãy cũng tham khảo nhé!

Tiết kiệm giấy in và giảm chi phí in ấn

Kết quả đáng ghi nhận tại một ngân hàng PNC tại Mỹ là giảm lượng sử dụng đến 20%. Ước tính ngân hàng này đã giảm một khoản chi phí vô cùng lớn dành cho nhu cầu sử dụng giấy tờ in ấn.

Thống kê cho thấy, đa số những văn bản giấy được in ra thì có tuổi thọ chỉ 24 giờ, số phận của chúng là bị vứt vào sọt rác không thương tiếc.

Bên cạnh đó, việc giảm in ấn không tiết kiệm vật tư giấy in, mực in và nó còn giảm lượng hao tốn năng lượng dành cho máy in, máy tính sử dụng internet khi in. Tuy nhiên, khó lòng khẳng định rằng những lợi ích này là điều khiến cho các doanh nghiệp quyết định không in ấn hoàn toàn.

Việc thực hiện mục tiêu “văn phòng không giấy” còn giúp giảm thiểu tác hại dành cho môi trường.

Việc thực hiện mục tiêu “văn phòng không giấy” còn giúp giảm thiểu tác hại dành cho môi trường.

Lợi ích dành cho môi trường

Việc thực hiện mục tiêu “văn phòng không giấy” còn giúp giảm thiểu tác hại dành cho môi trường. Bởi vì nguồn nguyên liệu chủ yếu để sản xuất giấy in chính là bột gỗ thiên nhiên. Nếu cứ duy trì khối lượng in ấn mất kiểm soát như hiện nay, số lượng cây xanh bị đốn ngã sẽ rất nhiều, điều này gây mấy cân bằng sinh thái cũng như tác động xấu đến tầng khí quyển.

Việc giảm thiểu lượng giấy in với bất kỳ cách nào cũng đều nhằm hướng tới việc cải thiện môi trường sống của chính chúng ta.

Những việc làm thiết thực để duy trì lợi ích trên

Tại công ty ở Mỹ, việc cài đặt phần mềm quản lý in ấn và giới hạn về số trang in hàng tháng được thực hiện nghiêm túc. Hơn nữa, một số phần mềm này đã được hãng Xerox và Ricoh cài vào các sản phẩm máy in của mình theo yêu cầu của khách hàng.

Thiết lập ngay các loại đơn từ và chữ ký điện tử dành cho việc vay tín chấp. Nhờ đó mà thủ tục cho vay đã giảm từ 15 xuống còn 4 ngày, giảm hơn ½ lượng máy photocopy.