Với nhiều văn phòng, trường học, những giấy tờ quan trọng luôn được bảo quản và sắp xếp theo nhiều cách nhằm đảm bảo yếu tố dễ tìm kiếm và tránh thất lạc. Việc này không quá phức tạp, ngược lại giúp bạn quản lý thời gian và công việc hiệu quả hơn.

  1. Hãy chia các danh mục bằng màu riêng

Đây là cách được dùng phổ biến hơn cả, nó giúp bạn tìm kiếm nhanh chóng đúng loại tài liệu mà bạn cần theo quy tắc phân màu sắc từ trước. Gợi ý cho bạn là có thể phân màu đỏ cho giấy tờ về y tế, màu xanh cho các loại hóa đơn, màu vàng cho những tập giấy in hợp đồng, màu nâu cho tài liệu tham khảo…

  1. Khu vực dành cho giấy tờ tạm thời

Có rất nhiều loại giấy tờ tạm thời tồn tại ngay trên bàn làm việc như danh sách tham dự trò chơi, thơ mời sinh nhật, tập giấy in với nội dung chỉ tham khảo trong ngày… Nếu chúng không quan trọng, hãy đặt chúng ở khu vực riêng. Điều này cũng sẽ nhắc bạn cần chú ý những sự kiện sắp diễn ra.

  1. Vứt đi những gì không cần thiết

Tất nhiên, công việc này sẽ phải trải qua khoảng thời gian sắp xếp lại giấy tờ theo mức độ quan trọng hoặc không quan trọng. Việc giữ lại những giấy tờ không quan trọng, giấy tờ hết hạn sẽ chỉ làm bạn thêm rối khi tra cứu tài liệu bạn quan tâm. Hãy mạnh dạn vứt chúng vào sọt rác, hoặc tốt nhất là liên hệ những công ty chuyên thu gom các loại giấy in cho mục đích tái chế giấy.

những giấy tờ quan trọng luôn được bảo quản và sắp xếp theo nhiều cách nhằm đảm bảo yếu tố dễ tìm kiếm và tránh thất lạc

những giấy tờ quan trọng luôn được bảo quản và sắp xếp theo nhiều cách nhằm đảm bảo yếu tố dễ tìm kiếm và tránh thất lạc

  1. Cho tất cả vào một chiếc kẹp file

Kẹp file được thiết kế ra nhằm gia tăng tính tiện ích trong việc bảo quản giấy tờ sạch sẽ và không bám bụi. Đơn cử chỉ với một chiếc kẹp file càng cua, bạn có thể lưu trữ số lượng giấy tờ khá lớn bằng việc đục lỗ tài liệu và cài vào file, hơn nữa việc lật giở tìm kiếm khá thuận tiện.

  1. Tạo khu vực để giấy tờ

Cách này dành cho những ai không đủ thời gian để đọc và tìm hiểu từng loại giấy tờ khi phân loại. Do đó, cần tạo 1 khu vực để lưu giấy tờ cần thiết, những ô nhỏ sẽ dễ hơn khi phân loại giấy tờ, giữa hóa đơn cần thanh toán, giấy tờ cần viết thư lại trả lời, giấy mời họp…